Zásady ochrany osobních údajů

1. Úvod

Naše společnost, Green Wave Hotels, s.r.o., se sídlem v Praze 3 – Žižkov, Chelčického 1566/9, PSČ 130 00, Česká republika, IČO: 09290478, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod spisovou značkou C 333934/MSPH (dále jen „poskytovatel ubytování“, „společnost“, či pouze „my“), jako provozovatel ubytovacího zařízení Youngmann House, nacházejícím se v Praze 1 – Staré Město, Jungmannovo náměstí 14, PSČ 110 00, Česká republika, chrání důsledně a dlouhodobě osobní údaje a soukromí návštěvníků svých webových stránek a svých zákazníků, dodavatelů a dalších osob.

Všechny postupy a opatření přijatá a realizovaná poskytovatelem ubytování v této oblasti důsledně vycházejí z aktuálních právních předpisů vztahujících se k ochraně osobních údajů a soukromí, zejména:

• z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů);
• z úprav provedených v této oblasti českými právními předpisy, konkrétně zákonem o zpracování osobních údajů;
• z občanského zákoníku, zákona č. 89/2012 Sb., a zákona č. 480/2004 Sb., zákona o některých službách informační společnosti.

Pokud dochází ke změnám a úpravám výše popsaných právních předpisů, pravidelně přizpůsobujeme všechny naše postupy a opatření v souladu s takovými změnami a úpravami.

2. Poskytovatel ubytování jako správce osobních údajů

Pokud jste nám poskytli své osobní údaje v souvislosti se službami, které nabízíme, a pokud tyto údaje zpracováváme, staneme se správcem těchto osobních údajů, a budeme odpovídat za jejich řádné zpracování a ochranu.

Toto prohlášení o zpracování a ochraně osobních údajů slouží k vysvětlení našich postupů ohledně zpracování osobních údajů, které od vás shromažďujeme, když využíváte naše služby, nebo které získáváme při ústní či písemné komunikaci, při návštěvě našich webových stránek na adrese https://www.youngmannhouse.cz/ a/nebo z jiných zdrojů. Osobní údaje zpracováváme především za účelem poskytování a správy ubytovacích služeb, jakož i za účelem zpracování rezervací a dalších služeb, které nabízíme v rámci našich činností.

Udělejte si čas a seznamte se s tímto prohlášením o zpracování a ochraně osobních údajů. Pokud budete potřebovat jakékoliv další vysvětlení, obraťte se na nás prostřednictvím e-mailu: team@youngmannhouse.cz.

3. Zpracovávané osobní údaje

Naši zákazníci jsou fyzické a právnické osoby, které chtějí využívat naše služby. Osobní údaje zpracováváme výhradně v souladu s příslušnými právními předpisy, přičemž se rozumí, že pojem zpracování znamená, že osobní údaje získáváme, ukládáme a mažeme a v určitých případech je převádíme.

Osobní údaje, které zpracováváme, získáváme přímo od vás v souvislosti s vaší objednávkou/rezervací ubytování prostřednictvím našich webových stránek nebo OTA platforem, v souvislosti s provedením online check-inu a zasláním přístupových kódů k chytrému zámku (e-mailem nebo SMS), v souvislosti s dalšími službami poskytovanými společností (např. připojení Wi-Fi) nebo v souvislosti s vyplněním průzkumu spokojenosti ubytovacích hostů.

Některé z osobních údajů, které zpracováváme, získáváme sledováním vaší aktivity na našich webových stránkách. V souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů někdy také v částečném rozsahu zpracováváme osobní údaje, které jsme získali jinými způsoby, např. z veřejných zdrojů, jako je obchodní rejstřík nebo jiné registry.

Na našich webových stránkách používáme soubory cookies. Používáme technické cookies nezbytné pro fungování webu a analytické cookies ke sledování návštěvnosti (např. Google Analytics). Analytické cookies jsou ukládány pouze na základě vašeho souhlasu, který můžete udělit nebo odmítnout při první návštěvě webu prostřednictvím lišty cookies. Souhlas můžete kdykoli odvolat v nastavení cookies na našem webu.

Kromě výše uvedeného vás můžeme také požádat o poskytnutí informací o osobách, které s vámi cestují (jejich identifikační údaje a další potřebné informace). Vědomě se však neúčastníme shromažďování osobních údajů dětí v souladu s definicí obsaženou v příslušných zákonech.

Zpracováváme především následující osobní údaje:

• kontaktní údaje (např.: celé jméno, příjmení, titul, adresa bydliště, e-mail, telefonní číslo);
• informace týkající se rezervace pobytu nebo jeho návštěvy (např.: datum a čas příjezdu a odjezdu, počet dospělých a dětí, které mají být ubytovány v pokoji včetně údajů o rodinných příslušnících, typ pokoje);
• informace uvedené v osobních identifikačních dokumentech (datum narození, státní příslušnost, číslo pasu nebo občanského průkazu, vízum, údaje o platební kartě);
• online identifikátor (IP adresa, MAC adresa, přihlašovací údaje);
• přístupové kódy k chytrému zámku zasílané e-mailem nebo SMS (pro identifikaci hosta a zajištění přístupu do ubytování);
• účast ve věrnostním programu zákazníka; účast v marketingovém schématu; informace týkající se nákupů a dodávek produktů či služeb;
• cestovní historie a důvod návštěvy hotelu (služební cesta nebo dovolená);
• preference hostů (např.: preference pokoje);
• další informace, které se nám rozhodnete poskytnout nebo které od vás můžeme získat.

4. Účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme výhradně pro povolené účely a v souladu s platnými právními předpisy. Jakékoli zpracování osobních údajů je vždy spojeno se stanoveným účelem zpracování a souvisejícím právním základem pro zpracování ve smyslu článku 6 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), zejména s plněním smlouvy nebo jednáním o smlouvě, dodržováním zákonných povinností správce údajů, oprávněnými zájmy správce údajů nebo souhlasem subjektu údajů.

V případě, že zpracování vašich osobních údajů probíhá na právním základě specifikovaném jako souhlas subjektu údajů, je zpracování těchto osobních údajů možné pouze po dobu platnosti takového souhlasu. Pokud svůj souhlas odvoláte a/nebo uplyne doba, na kterou jste souhlas udělili, je další zpracování vašich osobních údajů vyloučeno.

4.1. Plnění smluvních závazků

Zpracováváme osobní údaje za účelem plnění našich smluvních závazků vůči zákazníkům nebo za účelem provádění předsmluvních opatření přijatých na konkrétní žádost subjektu údajů.

4.2. Zachování našich oprávněných zájmů

Osobní údaje zpracováváme také v případech, kdy je to nezbytné k zachování našich oprávněných zájmů (s přihlédnutím k vašim zájmům). To zahrnuje například následující:

• Péči o zákazníky a odpovědi na stížnosti;
• Opatření ke zlepšení našich služeb a vztahu s našimi zákazníky, např. průzkumy spokojenosti zákazníků, sběr recenzí a názorů na poskytované služby, zlepšování a vývoj webových stránek, statistiky webových stránek atd.;
• Ochranu práv naší společnosti v případě soudních sporů týkajících se poskytovaných služeb;
• Ochranu majetku, zdraví a bezpečnosti. K tomuto účelu naše společnost používá bezpečnostní kamery. Exteriér objektu je monitorován kamerou zaznamenávající obraz při zadávání přístupového kódu a vstupu do objektu (v souladu s platnými právními předpisy). Ve společných vnitřních prostorách (chodby, vstupní haly apod.) jsou rovněž instalovány kamery. Přístup k záznamům mají pouze oprávněné osoby poskytovatele ubytování. Bližší informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem vám poskytne náš personál telefonicky nebo elektronicky kontaktním e-mailem.
• Přímou propagaci, pokud jste dali souhlas se zpracováním vašich osobních údajů pro tyto účely;
• Opatření k zajištění bezpečnosti poskytovaných služeb.

4.3. Zpracování s vaším souhlasem

V určitých případech naše společnost zpracovává údaje na základě vašeho souhlasu. Svůj souhlas můžete kdykoli odmítnout. Zpracování údajů provedené před odvoláním souhlasu je i tak povoleno. Osobní údaje obvykle zpracováváme na základě vašeho souhlasu za účelem distribuce marketingových informací a newsletterů. Osobní údaje pro takové účely zpracováváme pouze v rozsahu údajů, které jste nám poskytli.

4.4. Dodržování zákonů

Naše společnost zpracovává některé osobní údaje, aby splnila své zákonné povinnosti. Některé z těchto povinností mohou podléhat platným zákonům České republiky, jiné právu EU. Konkrétně máme povinnost shromažďovat, uchovávat nebo hlásit informace určené pro regulační úkoly prováděné různými příslušnými orgány a úřady.

4.5. Přímý marketing

Pro účely přímého marketingu, což do značné míry zahrnuje zasílání e-mailových newsletterů a jiné marketingové komunikace, obvykle zpracováváme pouze vaše jméno a příjmení a vaši e-mailovou adresu. Newslettery nebo jinou marketingovou komunikaci zasíláme pouze na základě vašeho souhlasu nebo na základě oprávněných zájmů naší společnosti.

Zasílání newsletterů nebo jiné marketingové komunikace není omezeno, ale můžete se kdykoli z odběru těchto informací odhlásit. V takovém případě můžeme zpracovávat základní informace o odběru po přiměřenou dobu, abychom mohli prokázat, proč jsme vám vůbec zasílali newslettery nebo marketingové informace. Informace zasíláme pouze v přímé souvislosti se službami poskytovanými naší společností a nesdílíme informace s třetími stranami kromě zpracovatelů, kteří zajišťují distribuci newsletterů nebo marketingové komunikace pro naši společnost.

Z odběru našich newsletterů nebo marketingové komunikace se můžete odhlásit kliknutím na odkaz v našem e-mailu nebo odesláním žádosti o odhlášení: team@youngmannhouse.cz.

4.6. Informace o změně účelu

Pokud by naše společnost zpracovávala vaše osobní údaje pro jiné účely, než pro které byly údaje původně shromážděny, budeme vás o novém účelu informovat v souladu s platnými zákony.

5. Příjemci osobních údajů

V některých případech mohou být osobní údaje zpřístupněny třetím stranám jako zpracovatelům, zejména externím poskytovatelům určitých služeb pro naši společnost (služby kódování softwaru, služby správy serverů) nebo poskytovatelům technologií používaných naší společností (například rezervační systém), nebo v minimálním nezbytném rozsahu právním nebo daňovým poradcům naší společnosti. Dále jsou osobní údaje sdíleny s poskytovateli rezervačních platforem (Booking.com a jiné OTA platformy) v rozsahu nezbytném pro zpracování rezervace a s provozovatelem systému chytrého zámku v rozsahu nezbytném pro zasílání přístupových kódů.

Kromě toho můžeme také sdělit osobní údaje jiným příjemcům v rozsahu, v jakém jsme k tomu vázáni příslušnými zákonnými ustanoveními. Ve všech ostatních případech může naše společnost poskytnout vaše osobní údaje třetí straně pouze s vaším výslovným souhlasem.

6. Předávání do třetích zemí

Naše společnost zpravidla nepředává vaše osobní údaje příjemcům ve třetích zemích mimo EU/EHP. Pokud by k takovému předání výjimečně došlo (např. prostřednictvím některé OTA platformy se servery mimo EU), bude zajištěna odpovídající úroveň ochrany v souladu s GDPR (např. standardní smluvní doložky).

7. Ukládání osobních údajů

Naše společnost zpracovává osobní údaje za účelem plnění našich smluvních závazků pouze po dobu trvání těchto smluvních závazků. Jakmile již nejsou osobní údaje pro takové účely potřeba, mažeme je.

Abychom ale dodrželi zákon či chránili své oprávněné zájmy, musíme určité osobní údaje uchovávat i po skončení platnosti smlouvy. To se týká například naší povinnosti dokumentovat poskytnuté služby.

Kdykoli má naše společnost povinnost ukládat nebo archivovat osobní údaje, postupujeme v souladu s časovými lhůtami stanovenými platnými zákony. Pokud v podmínkách služby není stanoven výslovný termín nebo není stanoveno v zákoně, stanoví přiměřenou lhůtu pro uložení údajů naše společnost s ohledem na zákonné promlčecí lhůty, pravděpodobnost nároků vůči naší společnosti, odhadovaná období potřebná k odhalení kyberútoků nebo jiných narušení bezpečnosti a doporučení dozorových úřadů.

8. Subjekty údajů a jejich práva

Pokud vaše osobní údaje zpracováváme my, jako správce údajů, máte právní postavení subjektu údajů a všechna související práva vůči správci vyplývající z obecného nařízení o zpracování údajů (GDPR). Jako subjekt údajů máte následující práva ve smyslu článků 15 až 22 obecného nařízení o zpracování údajů:

• Právo na přístup k vašim osobním údajům, zejména právo požadovat od správce údajů informace týkající se zpracování vašich osobních údajů;
• Právo na opravu osobních údajů, pokud jsou údaje nepřesné;
• Právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“);
• Právo na omezení zpracování;
• Právo vznést námitku proti zpracování u správce;
• Právo nebýt předmětem rozhodnutí učiněného výhradně na základě automatizovaného zpracování, včetně profilování (s výjimkami);
• Právo na přenositelnost údajů;
• Právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu.

Kromě výše uvedeného má subjekt údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mailová adresa: posta@uoou.cz.

9. Zabezpečení osobních údajů

Při jakémkoli zpracování vašich osobních údajů klademe důraz na ochranu údajů před narušením nebo zneužitím, a to především prostřednictvím vhodných technických opatření a zabezpečení našich webových stránek a dalších informačních systémů a SW aplikací, které používáme a jsme si jich vědomi, jakož i prostřednictvím povinných interních postupů a organizačních pravidel pro zpracování osobních údajů, včetně povinnosti mlčenlivosti na straně našich zaměstnanců.

V tomto ohledu jsme přijali konkrétní technická, organizační a další opatření pro zabezpečení osobních údajů zpracovávaných automatizovaně a osobních údajů zpracovávaných ručně. V případě, že je v konkrétním případě oprávněn zpracovávat příslušné osobní údaje jiný subjekt – zpracovatel osobních údajů – je takové zpracování podrobně upraveno dohodou o zpracování osobních údajů, která stanoví, v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů, přísná technická a organizační pravidla pro účinnou ochranu údajů zpracovávaných zpracovatelem a/nebo dodatkem k hlavní dohodě.

Vyhrazujeme si právo provést změny v tomto prohlášení o zpracování a ochraně osobních údajů. Aktuální verze bude k dispozici na webových stránkách ubytování Youngmann House.

10. Jak nás kontaktovat

Společnost nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Pokud máte nějaké dotazy nebo si přejete odvolat souhlas nebo uplatnit svá další práva jako subjekt údajů, můžete nás kontaktovat:

• písemně na adrese našeho sídla: Praha 3 – Žižkov, Chelčického 1566/9, PSČ 130 00, Česká republika;
• zasláním e-mailu na adresu: team@youngmannhouse.cz; a/nebo
• telefonicky na: +420 724 718 200.